Waarom papier vernietigen niet gratis is

1. Arbeidskosten

Papiervernietiging is geen geautomatiseerd proces en er komen dan ook diverse werknemers aan te pas voor deze dienstverlening, zoals kantoorpersoneel en loodspersoneel.

In de datavernietigingsloods wordt het aangeleverde papier zorgvuldig voorbereid op vernietiging door onder andere heftruckchauffeurs en mensen bij de sortering. Vuil archiefpapier wordt geschoond en ontdaan van verontreinigingen, waarna het met behulp van een krachtige industriële shredder wordt vernietigd tot onleesbare snippers.

2. Verwerkingskosten

Gespecialiseerde papiervernietigingsbedrijven maken gebruik van krachtige industriële shredders om documenten te vernietigen.
Deze machines lijken op kantoorpapierversnipperaars, maar zijn vele malen groter en krachtiger.

De industriële archiefshredders zijn een kostbare investering en vragen bovendien veel energie vanwege de krachtige aandrijfmotor. Hierdoor kunnen grote volumes papier worden verwerkt.

In de meeste gevallen worden archiefshredders gekoppeld aan een horizontale balenpers om de papiersnippers direct tot grote papierbalen te persen. Ook deze balenpersen vereisen uiteraard een aanzienlijke investering.

3. Onderhoudskosten

Papiervernietigingsmachines vormen het hart van de dienstverlening en vereisen daarom regelmatig onderhoud. Zo moet de kamer van de shredder regelmatig worden gereinigd van stof en dienen de snijwalsen van de archiefshredders na een bepaald aantal draaiuren te worden vervangen. Ook kunnen er onvoorziene storingen optreden waarvoor in de meeste gevallen een onderhoudsmonteur moet worden ingeschakeld.

4. Transportkosten

Bij de meeste datavernietigingsbedrijven wordt vertrouwelijk papier enkel op locatie opgehaald. Voor dit transport worden kosten in rekening gebracht, gebaseerd op de afstand tussen uw locatie en de verwerkingsfaciliteit. De transportkosten omvatten onder andere chauffeurskosten en brandstofkosten.

Bij Brantjes in Nieuw-Vennep kunt u ook kiezen om uw vertrouwelijk papier op eigen gelegenheid aan te leveren. Hierdoor bespaart u op de transportkosten.

5. Certificeringskosten

Een betrouwbaar datavernietigingsbedrijf is in de meeste gevallen CA+ gecertificeerd. Deze Nederlandse certificeringsregeling voor archief, data en productvernietiging is een onafhankelijke certificering die het proces van vernietiging beoordeelt aan de hand van strikte richtlijnen.

Het behalen en behouden van dit CA+ certificaat vraagt om de nodige investeringen voor het datavernietigingsbedrijf. Zo is bijvoorbeeld 24-uur camerabewaking in de vernietigingsruimte vereist, dienen inzamelcontainers voorzien te zijn met een slot en moeten inzamelvoertuigen extra beveiligd zijn. Het vernietigingsproces van het datavernietigingsbedrijf wordt jaarlijks geaudit door een onafhankelijke instantie.

Gratis aanleveren op snipperdagen

Archief- en papiervernietiging is standaard dus geen gratis dienstverlening. Toch worden er soms door datavernietigingsbedrijven speciale dagen georganiseerd om de vernietiging van papier te promoten en aandacht te vragen voor data privacy.

Een bekende dag is bijvoorbeeld de Nationale Snipperdag. Deze wordt jaarlijks georganiseerd en op deze dag kunnen gemeenten, bedrijven en particulieren vertrouwelijke documenten gratis laten vernietigen bij bepaalde locaties in Nederland.