Vertrouwd vernietigen met de CA+ certificering

10 Zekerheden van de CA+ Certificering

De certificeringsregeling voor archief- en datavernietiging (CA+) is in 2004 opgesteld door de Federatie Nederlandse Oudpapier Industrie (FNOI). Dit keurmerk is dé standaard in Nederland voor archief-, data- en productvernietiging en biedt betrouwbare garanties voor veiligheid en vertrouwelijkheid.

Hier zijn de 10 zekerheden van de CA+ certificering:

1. Gesloten Vernietigingsproces

CA+ waarborgt een adequaat, efficiënt en gesloten vernietigingsproces. Het keurmerk kent een lange lijst richtlijnen die zorgen voor veilige en betrouwbare vernietiging van archief, datadragers en producten bij de CA+ gecertificeerde bedrijven. Dit omvat het gebruik van afsluitbare inzamelmiddelen, beveiligde transportvoertuigen en vernietiging volgens DIN 66399 richtlijnen.

2. Beveiligde Security Containers

Allemiddelen voor de inzameling van het vertrouwelijk materiaal moeten afgesloten of afsluitbaar zijn. Door gebruik te maken van afsluitbare containers, biedt CA+ u de garantie dat vertrouwelijke materiaal veilig wordt opgeslagen en vervoerd. Hiermee wordt niet alleen de inzage van derden voorkomen, maar ook de kans op onbedoelde verspreiding (bijvoorbeeld door verwaaiing) van het materiaal wordt geminimaliseerd. Zo kunt u erop vertrouwen dat uw gevoelige informatie op een secure wijze wordt behandeld en vernietigd.

3. Beveiligde Vernietigingsruimte

Het lossen van het te vernietigen materiaal gebeurt in een afgesloten en beveiligde ruimte met permanente camerabewaking en een alarmsysteem. Onbevoegden hebben geen toegang tot de vernietigingsruimte. Dit waarborgt de veiligheid en integriteit van het vernietigingsproces bij CA+ gecertificeerde ondernemingen.

4. Afgesloten Transportvoertuigen

Het transport van het te vernietigen materiaal vindt plaats in afgesloten voertuigen met harde opbouw en afsluitbare toegangen. Passieve GPS-navigatie of begeleiding door twee personen zorgt voor extra veiligheid en dat een gesloten transportproces wordt gegarandeerd.

5. AVG-proof Datavernietiging

CA+ gecertificeerde gegevensvernietiging voldoet aan de AVG privacywet en eisen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Persoonsgegevens op archiefpapier of elektronische datadragers worden volledig vernietigd, en de vernietigingstermijnen worden strikt nageleefd. Doorgaans is dit binnen 24 uur op normale werkdagen.

6. Gescreend en Deskundig Personeel

Het personeel, betrokken bij het vernietigingsproces, is gescreend en bekwaam. De werknemers zijn volledig op de hoogte van alle procedures en instructies met betrekking tot de vernietiging van het materiaal. Iedere werknemer, die zich bezighoudt met het vernietigingsproces, moet door de gemeente minimaal eens in de vijf jaar een ‘verklaring omtrent het gedrag’ (VOG) zijn afgegeven. Dit waarborgt de integriteit en betrouwbaarheid van het vernietigingspersoneel.

7. Vernietigingscertificaat

Een garantiedocument van vernietiging wordt op verzoek verstrekt aan de opdrachtgever. Dit zogeheten vernietigingscertificaat bevat essentiële informatie van de opdrachtgever zoals de naam van de aanbieder, datum en plaats van vernietiging, hoeveelheden, vernietigingsklassen, en bij productvernietiging, de mogelijkheid van vastgelegd beeldmateriaal.

8. Jaarlijkse Auditcontrole

Jaarlijks ondergaat elk CA+ gecertificeerde onderneming een grondige en onafhankelijke controle om de naleving van de Certificeringsregeling voor archief- en datavernietiging (CA+) te waarborgen. Gedurende dit proces voert de erkennende instantie een certificeringsaudit uit. Deze uitvoerige evaluatie vindt eenmaal per drie jaar plaats en wordt gevolgd door tussentijdse controles gedurende de twee daaropvolgende jaren.

9. Vernietiging volgens DIN 66399

CA+ hanteert de DIN 66399-richtlijnen voor datavernietiging. Deze norm legt veiligheidsniveaus vast voor de vernietiging van verschillende soorten datadragers en classificeert deze in drie beschermingsklassen en zeven vernietigingsklasse (1 t/m 7 en/of A/E).

• P (Gegevensweergave in originele grootte): Bijvoorbeeld papier, film, drukvorm.
• F (Gegevensweergave verkleind): Bijvoorbeeld film, folie, dia.
• O (Gegevensweergave op optische datadragers): Zoals cd’s, dvd’s.
• T (Gegevensweergave op magnetische datadragers): Bijvoorbeeld diskettes, identiteitskaarten, magneetbanden, cassettebandjes.
• H (Gegevensweergave op harde schijven met magnetische datadragers): Met inbegrip van harde schijven.
• E (Gegevensweergave op elektronische datadragers): Zoals usb-sticks, chipkaarten, mobiele telefoons.

10. Duurzaamheid

Bij CA+ staat niet alleen dataveiligheid, maar ook duurzaamheid centraal in het vernietigingsproces. De vernietiging van gegevensdragers of producten staat dus niet gelijk aan verlies van herbruikbare grondstoffen. Zo vindt bijvoorbeeld versnipperd papier zijn weg naar de tissue-industrie, waar het materiaal als secundaire grondstof wordt gebruikt. Op deze manier wordt het materiaal eerst onherstelbaar vernietigd en vervolgens op een zo hoogwaardige wijze verwerkt. Dit draagt bij aan een duurzaam vernietigingsproces met respect voor recyclebare grondstoffen.

Bronvermelding

Voor dit artikel hebben we gebruik gemaakt van onderstaande bronnen:

• FNOI
• CA+
• Rijksoverheid