Bewaartermijn privé administratie: Hoe lang bewaren?

In het kort: Hoe lang privé papieren bewaren?

Wat is de bewaarplicht van uw papieren? Hieronder de top 5 meest gestelde vragen van particulieren over het bewaren van privé documenten:

• Hoe lang privé administratie of boekhouding bewaren? Er is geen wettelijke bewaarplicht. Het advies is om uw administratie 5 jaar te bewaren.
• Hoe lang belastingpapieren bewaren? Er is geen wettelijke bewaarplicht. Het advies is om uw belastingpapieren 5 jaar te bewaren. De Belastingdienst kan tot 5 jaar na dato een naheffing doen.
• Hoe lang bankafschriften bewaren? Er is geen wettelijke bewaarplicht. Bankafschriften zijn digitaal te downloaden bij uw bank.
• Hoe lang jaaropgave bewaren? Het advies is om uw jaaropgaven en -overzichten levenslang te bewaren.
• Hoe lang loonstroken bewaren? Er is geen wettelijke bewaarplicht. Het advies is om uw salarisstroken 5 jaar te bewaren.

Digitale documenten

Veel documenten worden digitaal verzonden, dit scheelt dus een hoop papierwerk. Deze documenten kunt u altijd raadplegen door deze te downloaden via de aanbieder, zoals een verzekeringspolis of bankafschriften.

Ontvangt u nog veel post van uw bank, werkgever of verzekeraar? Raadpleeg dan of de mogelijkheid bestaat om de documenten voortaan digitaal te ontvangen.

Download het bewaartermijnen overzicht

Download en bekijk alle particuliere bewaartermijnen van belangrijke documenten in één overzicht. Wij sturen u het handige bewaartermijnen document (PDF) per email naar u toe.

Tips en advies

• Gooi na het opruimen uw vertrouwelijk papier niet weg in de papierbak. Maar versnipperen het papier met een papiervernietiger of laat het papier gecertificeerd vernietigen.
• Vernietig elk document met vertrouwelijk informatie, zoals persoonsgegevens of financiële gegevens.
• Het Nibud adviseert om jaarlijks je administratie grondig op te ruimen.
• Documenten dienen in de originele staat bewaard te worden.
• Documenten die u op papier ontvangt, dienen ongewijzigd op papier te worden worden bewaard.
• Documenten die u elektronisch ontvangt, dienen ongewijzigd elektronisch te worden worden bewaard.
• Maak een digitale kopie van kassabonnen. De geprinte informatie op de bon kan na verloop van tijd vervagen.
• Bent u (zelfstandig) ondernemer? Dan geldt een bewaarplicht van zeven jaar voor al uw financiële gegevens.
• Uw oudwerkgever moet uw personeelsdossier 2 jaar bewaren nadat u als werknemer uit dienst is bent getreden.
• Uw arts moet uw medische dossier minstens 20 jaar bewaren.

Waarom belastingpapieren 5 jaar bewaren voor de Belastingdienst?

Particulieren zijn niet verplicht om administratie te bewaren. De Belastingdienst kan echter wel tot 5 jaar terug belasting navorderen als ze het vermoeden hebben dat u te weinig belasting hebt betaald of te veel belastingteruggave hebt ontvangen. Dit heet de navorderingstermijn.

Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen.
Rijksoverheid.nl

De navorderingstermijn is de termijn waarbinnen de Belastingdienst een navorderingsaanslag kan opleggen. Dit is een aanslag die volgt op een eerdere aanslag. De navorderingstermijn bedraagt in de meeste gevallen vijf jaar na het einde van het belastingjaar waarop de aanslag betrekking heeft. Voor inkomsten of vermogen uit het buitenland geldt een termijn van twaalf jaar.

Daarom is het slim om uw financiële administratie en andere belastingpapieren voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na uw belastingaangifte te bewaren. Zo kunt u altijd aantonen hoeveel inkomsten en uitgaven u hebt gehad en of u recht hebt op bepaalde aftrekposten of toeslagen.

Welke administratie moet u 5 jaar bewaren voor de Belastingdienst?

Het bewaren van belastingpapieren is een breed begrip en kan verschillende soorten documenten omvatten. Voor particulieren kan het bijvoorbeeld gaan om:

• Bank- en creditcard afschriften
• Loonstroken / salarisstroken
• Facturen en bonnen
• Jaaropgaven (advies is levenslang)
• Aangiften en aanslagen inkomstenbelasting
• Bewijzen van giften, studiekosten, zorgkosten, hypotheekrente en andere aftrekposten
• Bewijzen van vermogen, zoals spaargeld, beleggingen en schulden
• Bewijzen van toeslagen, zoals huurtoeslag, zorgtoeslag of kinderopvangtoeslag
• Inkomsten uit overige werkzaamheden

Deze documenten kunt u het beste digitaal of in een ordner bewaren. Zorg ervoor dat de documenten overzichtelijk zijn geadministreerd en goed toegankelijk zijn zodat u het document snel kunt vinden als de Belastingdienst vraagt om de informatie te overleggen.

Heeft u hulp nodig bij het opzetten en bijhouden van uw administratie? Bekijk dan het ‘Stappenplan Administratie opzetten en bijhouden‘ van het Nibud. Zo kunt u netjes uw financiële administratie bewaren en alles makkelijk terugvinden.

Bent u zelfstandig ondernemer? Dan heeft u een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Lees meer over bewaarplicht voor ondernemers.

Welke documenten dient u voor altijd bewaren?

Er zijn ook documenten die u het beste levenslang bewaart omdat deze papieren belangrijk zijn voor uw persoonlijke situatie. Dit zijn onder andere:

• Notariële stukken zoals testamenten, samenlevingscontracten en (koop)akten
• Diploma’s, certificaten en getuigschriften
• Arbeidscontracten
• Inentingspapieren en medische documenten
• Trouwboekje, geboorteaangiften en dergelijke
• Adoptie- of echtscheidingspapieren
• Paspoorten of identiteitsbewijzen
• Pensioens- en uitkeringsgegevens
• Overlijdensakte
• Documenten omtrent ziektekostenverzekeringen
• Documenten over aankopen van onroerend goed en uittreksels van het kadaster
• Jaaropgaven

Kenmerkend aan deze documenten is dat deze in regel slechts één keer worden uitgegeven. Een tip is om deze documenten te scannen en digitaal op te slaan als backup.

Papieren die u niet vaak gebruikt kunt u bewaren in een brandwerende kluis. Zo voorkomt u dat ze beschadigd of verloren raken door brand, water of diefstal.

Welke documenten kunt u opruimen?

U wilt natuurlijk weten welke papieren u kunt weggooien, zodat u wat (oud) papieren kunt opruimen. Er zijn gelukkig een hoop documenten die u niet persé hoeft te bewaren, omdat deze geen juridische of fiscale waarde hebben of omdat de documenten ook online beschikbaar zijn. Dit zijn bijvoorbeeld:

• Handleidingen en garantiebewijzen (tenzij u het product nog hebt)
• Reclamefolders en nieuwsbrieven
• Oude agenda’s en notitieboekjes
• Betaalbewijzen van aankopen
• Oude of verlopen pasjes en lidmaatschapskaarten
• Algemene brieven of poststukken
• Verzekeringspolissen

Garantiebewijzen kunt u het beste minimaal 2 jaar na aankoopdatum bewaren, omdat u in de meeste gevallen 2 jaar fabrieksgarantie heeft op een aangekocht product.

Let bij het weggooien van de documenten er wel op dat uw persoonlijke gegevens niet zichtbaar zijn. Gebruik bijvoorbeeld een papierversnipperaar om de persoonsgegevens onleesbaar te maken. Kies voor minimaal een P-3 of P-4 papierversnipperaar om documenten te vernietigen tot snippers.

Gooi uw papier dus niet zomaar los bij het oudpapier of in de papierbak. Dit brengt namelijk risico’s met zich mee, zoals het risico op identiteitsfraude.

Heeft u als particulier veel vertrouwelijk papier om te versnipperen? Of wilt u liever niet zelf uw papier vernietigen met een papierversnipperaar?

Laat dan uw papier vernietigen door een CA+ gecertificeerd bedrijf. U kunt bijvoorbeeld bij Brantjes Data-Vernietiging papier aanleveren voor papiervernietiging. Wij zijn gevestigd in Nieuw-Vennep, vlakbij Schiphol.

Opruimcoach biedt hulp

Weet u niet goed wat u kunt weggooien? Of heeft u hulp nodig bij het opzetten en opruimen van uw administratie? Dan kan een opruimcoach hulp bieden.

Een opruimcoach is een professionele organizer die u kan helpen bij het opruimen van uw huishouden en administratie. Zij assisteren u onder andere bij het opzetten en opschonen van uw privé administratie.

Elma Gomes-Jardin is opruimcoach en professional organizer bij Gewoon Opgeruimd, ze vertelt ons:

“Ik help mensen met het opruimen, ontspullen en ordenen van hun huis. Daarnaast help ik mensen met het opschonen en opzetten van hun privé administratie zodat ze met gemak hun belangrijke papieren kunnen vinden. En super belangrijk; hun eigen administratie bijhouden! Daarom krijgen mijn klanten mijn handige en uitgebreide checklist over welke documenten je moet bewaren inclusief bijbehorende bewaartermijn. Deze checklist kun je hier downloaden.”

Een andere opruimcoach is Marianne Bodenstaff, van Huishouden op Orde. Zij biedt ook een checklist aan met een overzicht van bewaartermijnen: Gratis checklist: minder papieren bewaren! | HuishoudenOpOrde.nl

Als uw administratie groeit, dan groeit hiermee ook de berg met papieren en kunt u het overzicht kwijtraken. Weet u niet goed waar u moet beginnen? Of bent u het overzicht kwijtgeraakt? Dan kunt u de hulp inschakelen van een opruimcoach.

Voorbeelden van opruimcoaches in Nederland:

• Gewoon Opgeruimd – Elma Gomes-Jardin
• Mijn Opruimcoach – Lammy Wolfslag
• de Huishoud Coach – Dr. Els Jacobs
• Huishouden op Orde – Marianne Bodenstaff
• Via Rosa – Rosanne Gonçalves-Prins
• Of bekijk de NBPO – Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers

Een opruimcoach helpt u bij het opruimen en veilig vernietigen van vertrouwelijk oud papier. Maar ook voor het afvoeren en vernietigen ven elektronische datadragers, zoals harde schijven, oude computers, laptops, smartphones, tablets, cd-roms, diskettes, USB-sticks, et cetera.

Vraag hiernaar bij uw opruim coach en verwijs eventueel naar deze pagina. Wij werken namelijk graag samen met u en opruim coaches om vertrouwelijk materiaal snel, voordelig en gecertificeerd af te voeren en te vernietigen.

Lees meer informatie over opruimcoaches.

Conclusie

Het bewaren van uw administratie als particulier is niet verplicht, maar het is wel verstandig om bepaalde documenten (tijdelijk) te bewaren. Zo kunt u altijd aantonen hoeveel belasting u hebt betaald of teruggekregen en of u recht hebt op bepaalde aftrekposten of toeslagen.

Bewaar uw administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na uw belastingaangifte. Bewaar daarnaast ook documenten die belangrijk zijn voor uw persoonlijke situatie en de documenten die u nodig hebt voor bijvoorbeeld garantie of verzekering.

Ons advies is om vertrouwelijk oud papier te vernietigen in plaats van deze bij het oudpapier weg te gooien. Kranten en folders kunnen prima in de papierbak. Maar documenten met persoonsgegevens kunt u het beste zelf versnipperen of laten vernietigen door een gespecialiseerd bedrijf.

Bronvermelding

Voor dit artikel hebben we gebruik gemaakt van onderstaande bronnen:

• Autoriteit Persoonsgegevens
• Belastingbelangen
• Belastingdienst
• Gewoonopgeruimd
• Huishoudenoporde
• Nibud
• Nn
• Plusonline
• Rijksoverheid
• Uwv
• Vwg
• Zzpdaily

Disclaimer: Deze pagina geeft geen juridisch advies het bevat enkel indicaties. De regels over de bewaarplicht kunnen veranderen. Neem contact op met een juridisch adviseur als u vragen heeft over de bewaartermijnen van documenten of de bewaarplicht.