Welke wettelijke bewaartermijnen gelden er?
Ondernemers zijn wettelijk verplicht om hun administratie of boekhouding zeven jaar te bewaren. Het betreft hier het bewaren van de basisgegevens:
- het grootboek de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
Bewaarplicht Algemene Documenten
BEWAARTERMIJN VAN ALGEMENE BEDRIJFSMATIGE DOCUMENTEN
- Dividendnota’s
Minimaal 5 jaar - Jaarrekening, accountantsverklaring e.d.
Minimaal 7 jaar - Winst- en verliesrekening
Minimaal 7 jaar - Administratie na ontbinding rechtspersoon
Minimaal 7 jaar - Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
Minimaal 10 jaar - Ledenadministratie van coöperatie met aansprakelijkheid leden
Minimaal 10 jaar - Subsidie administratie
Minimaal 10 jaar
Bewaarplicht Fiscale Documenten
BEWAARTERMIJN VAN FISCALE GEGEVENS
- Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht)
Minimaal 5 jaar - Grootboek en administratie (zoals debiteuren, crediteuren en loon)
Minimaal 7 jaar - Facturen i.v.m. de omzetbelasting
Minimaal 7 jaar
Bewaarplicht Vervoersdocumenten
BEWAARTERMIJN VAN VERVOERGEGEVENS
- Persoonlijk controleboekje
Minimaal 12 maanden - Register van werkboekjes
Minimaal 12 maanden - Registratiebladen
Minimaal 1 jaar
Bewaarplicht Personeelsgegevens
BEWAARTERMIJN VAN GEGEVENS PERSONEEL
- Correspondentie benoemingen, promotie, demotie en ontslag
Minimaal 2 jaar - Loonbelastingverklaringen en kopieën identiteitsbewijzen
Minimaal 5 jaar - Gegevens betreffende etniciteit en herkomst
Minimaal 5 jaar - Identiteitspapieren van derden met tewerkstellingsvergunning
Minimaal 5 jaar - Afspraken salaris en arbeidsvoorwaarden
Minimaal 7 jaar - Burgerlijke staat werknemer
Minimaal 7 jaar - Loonbeslagen
Tot opheffing - Sollicitatiebrieven (en correspondentie), getuigschrift e.d.
Maximaal 4 weken (met toestemming sollicitant 1 jaar) - Arbeidsovereenkomst en wijzigingen
Maximaal 2 jaar - Wijzigingen arbeidsovereenkomst
Maximaal 2 jaar - Verslagen van functioneringsgesprekken
Maximaal 2 jaar - Verslaglegging Wet Verbetering Poortwachter
Maximaal 2 jaar - VUT-regeling
Maximaal 2 jaar - Afspraken inzake werk OR
Maximaal 2 jaar
Bewaarplicht Medische / Arbo Documenten
BEWAARTERMIJN VAN MEDISCHE / ARBO GEGEVENS
- Algemeen
Minimaal 10 jaar (werknemer kan om vernietiging vragen) - Patiëntendossier
Minimaal 15 jaar
Wat moet u met uw administratie doen na deze zeven jaar?
Als het bewaartermijn van zeven jaar verstreken is, is het voor u en de Belastingdienst niet meer noodzakelijk om deze gegevens te bewaren. Het advies is om uw administratie of boekhouding gecertificeerd te laten vernietigen door een professionele datavernietiger.
Bronvermelding
Voor dit artikel hebben we gebruik gemaakt van onderstaande bronnen:
Disclaimer: Deze pagina geeft geen juridisch advies het bevat enkel indicaties. De regels over de bewaarplicht kunnen veranderen. Neem contact op met een juridisch adviseur als u vragen heeft over de bewaartermijnen van documenten of de bewaarplicht.
Pim is verantwoordelijk voor de websites, marketing en communicatie bij de Nijssen Groep. Gespecialiseerd in online marketing en SEO.
